Tietosuoja

Henkilötietojen käsittely

Tutkimuseettinen neuvottelukunta (TENK) kunnioittaa yksityisyyttäsi ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisesti. Henkilötietoja voidaan kerätä esimerkiksi tapahtumailmoittautumisen tai uutiskirjeen tilauksen yhteydessä.

Henkilötietoja käsitellään verkkosivuilla ainoastaan SSL-salattua (https://) yhteyttä käyttäen. Tiedot suojataan nykyaikaisia organisatorisia ja teknisiä menetelmiä käyttäen ja niihin on pääsy ainoastaan niillä henkilöillä, jotka työtehtäviensä hoidossa niitä tarvitsevat.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on oikeus tarkastaa rekisteröidyn henkilöllisyys pyynnön yhteydessä.

Rekisteröity voi koska vain pyytää tietonsa poistettavaksi, ja elleivät muut lakivelvoitteet tätä estä, poistetaan tiedot ilman aiheetonta viivytystä.

Evästeet

Verkkosivusto tenk.fi ei käytä toimiakseen evästeitä. Joillakin sivuilla kuitenkin käytetään kolmansien osapuolien sovelluksia sisältöjen näyttämiseen.

TENK käyttää videoalustanaan (Googlen) YouTubea. Kun kävijä tulee TENKin sivulle, jolle on upotettu YouTube-video, Google voi tallentaa evästeitä kävijän laitteeseen. Evästeiden avulla Google voi kerätä tietoja kävijästä. TENK ei hallitse Googlen keräämiä tietoja.

Kävijätilastointi

Sivuston käytöstä tehdään kävijätilastointia, jota hyödynnetään sivuston kehittämisessä. Kävijätilastointi toteutetaan Matomo-palvelun avulla. Tietoja kerätään muun muassa siitä, miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt sivustolle, mihin kellonaikaan vierailu on tapahtunut, mistä päin maailmaa vierailu on tapahtunut sekä mitä selainta ja laitetta vierailuun on käytetty. Siitä, mistä vierailu on tullut, ei saada tarkkoja tietoja.

Kävijätilastoinnissa vierailijan IP-osoitteesta poistetaan kaksi viimeistä tavua. Tilastointi ei tallenna käyttäjän laitteelle evästeitä, eikä kerättyä tietoa luovuteta Tieteellisten seurain valtuuskunnan, Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan tai Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ulkopuolelle. Tietoja pääsevät katsomaan edellä mainittujen tahojen työntekijät, joiden tehtäviin kuuluu verkkoviestintä.

Kävijätilastointia ylläpidetään Suomessa sijaitsevilla palvelimilla, eivätkä tiedot näin ollen siirry Euroopan unionin alueen ulkopuolelle. Tietoja ei yhdistetä muihin tietolähteisiin, eikä niitä hyödynnetä markkinoinnissa.

Henkilötietorekisterit

TENK kerää yhteystietoja tiedottaakseen neuvottelukunnan toiminnasta, seminaareista ja koulutuksista sekä neuvottelukunnan antamista ohjeista ja suosituksista. TENKin tiedotuksessa käyttämät yhteystiedot ovat osa Tieteellisten seurain valtuuskunnan yhteisrekisteriä. TENKin käyttämät tiedot kerätään julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai rekisteröidyiltä itseltään (esim. uutiskirjeen tilaajat). Yhteystietorekisteriin ei liitetä HTK-prosessien tai lausuntopyyntöjen käsittelyn yhteydessä saatuja henkilötietoja.

Kaikkia henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Jokaisella on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot TENKin rekistereistä ja asiakirjoista ja tarvittaessa pyytää tietojen oikaisemista. 

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

TENK noudattaa toiminnassaan julkisuuslakia. Lain mukaan kenellä tahansa on pääsääntöisesti oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjoista niiltä osin kuin niihin ei sisälly salassa pidettäviä osia. Asiakirjapyynnön on oltava tiedoiltaan riittävän tarkka, jotta TENKissä voidaan selvittää, mitä asiakirjoja se koskee. 

TENKin arkisto luovutetaan kunkin kolmivuotisen toimikauden päätteeksi Kansallisarkistoon osana opetus- ja kulttuuriministeriön pysyvästi säilytettävää arkistoa. Muita kuin nykyisen toimikauden asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ohjataan Kansallisarkistolle.

TENK pitää rekisteriä (diaari) käsittelemistään asioista. Rekisteröinnillä seurataan hyvän tieteellisen käytännön (HTK) loukkausepäilyiden tutkintaprosesseja kansallisella tasolla ja HTK-prosessin päätöksistä TENKille tehtyjen lausuntopyyntöjen käsittelyä sekä varmistetaan julkisuusperiaatteen ja oikeusturvan toteuttaminen. TENKin toimintaan liittyvien tietojärjestelmien käyttötarkoitus ja niihin talletettavat tiedot on koottu tietosuojaselosteisiin.

Tietosuojaselosteet

Tältä sivulta löytyvät tietosuojaselosteet:

• Tutkimuseettisen neuvottelukunnan diaarin tietosuojaseloste
• Tutkimuseettisen neuvottelukunnan tapahtumien tietosuojaseloste

Muilta sivustoilta löytyvät tietosuojaselosteet:

• Tieteellisten seurain valtuuskunnan, Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan ja Tutkimuseettisen neuvottelukunnan yhteystietorekisterin tietosuojaseloste

PDF-muodossa olevat tietosuojaselosteet:

• Tutkimusetiikan tukihenkilöiden rekisterin tietosuojaseloste (PDF)
• Ihmistieteiden eettisen ennakkoarvioinnin toimikuntien rekisterin tietosuojaseloste (PDF)

Tutkimuseettisen neuvottelukunnan diaari

1. Rekisterinpitäjä

Tutkimuseettinen neuvottelukunta
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
tenk(at)tenk.fi
puh. 09 228 69 234

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Suunnittelija Terhi Tarkiainen
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
tenk(at)tenk.fi
puh. 09 228 69 235

3. Rekisterin nimi

Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) diaari.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat:
-    Asetus tutkimuseettisestä neuvottelukunnasta (1347/1991)
-    Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (1999/621)
-Arkistolaki (831/1994) ja Kansallisarkiston sen nojalla antamat määräykset (hankeasiakirjojen arkistointiohje)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ovat:
-    saapuneiden asiakirjojen rekisteröinti
-    rekisteröityjen asioiden valmistelu ja päätöksenteko
-    asiakirjojen toimittaminen rekisteröidylle
-    rekisteröityjen asioiden ja asiakirjojen arkistointi
-    tutkimuksellinen ja tilastollinen käsittely

TENK mm. seuraa hyvän tieteellisen käytännön (HTK) loukkausepäilyiden tutkintaprosesseja kansallisella tasolla, käsittelee HTK-prosesseista päätöksistä TENKille tehtyjä lausuntopyyntöjäja antaa lausuntoja. Lisäksi käsitellään muita TENKin toimialaan kuuluvia asioita.

5. Käsiteltävät tiedot

Diaariin kirjataan seuraavat tiedot TENKin vastaanottamista ja lähettämistä toiminnan kannalta keskeisistä kirjeistä sekä hyvän tieteellisen käytännön (HTK) loukkauksia koskevien epäilyjen käsittelyprosessiin eli HTK-prosessiin liittyvät tiedot:
-    asiakirjan saapumis-/lähettämispäivämäärä
-    asian käsittelynumero (diaarinumero)
-    asiakirjan lähettäneen henkilön nimi
-    epäilyn esittäjän nimi/nimet
-    epäilyn kohteen nimi/nimet
 
-    asiassa päätöksen tehneen organisaation nimi
-    muiden mahdollisten asianomaisten ja asiassa lausuntoja antaneiden henkilöiden nimet
-    tieto mahdollisista liitteistä
-    arkistointiin liittyvät lisätiedot

Edellä mainittujen lisäksi TENKille tehtyjen lausuntopyyntöjen osalta käsitellään seuraavia tietoja:
-    lausunnonpyytäjän nimi
-    muiden asianosaisten henkilöiden ja organisaatioiden nimet

Kaikki TENKille toimitetut HTK-prosessiin liittyvät ilmoitukset, lausuntopyynnötja vastineet liitteineen sekä TENKin antamat lausunnot, TENKin kokouspöytäkirjat, toimintakertomukset ja keskeinen kirjeenvaihto ovat julkisuusperiaatteen mukaisesti julkisia niiltä osin, kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa.

6. Tietolähteet

Rekisterin henkilötiedot saadaan tutkimusorganisaatioiden TENKille lähettämistä ilmoituksista sekä lausunnonpyytäjien ja vastineenantajien sekä muiden henkilöiden ja tahojen TENKille toimittamista asiakirjoista. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin henkilötietoja käsittelee vain TENKin sihteeristö. Tietojen käsittelyssä ei hyödynnetä alihankkijoita.

TENKin toiminnassaan vastaanottamat ja tuottamat asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia niiltä osin, kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa (Julkisuuslaki 621/1999). TENKin diaari ja arkisto luovutetaan kunkin kolmivuotisen toimikauden päätteeksi Kansallisarkistoon osana opetus- ja kulttuuriministeriön arkistoa.

Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään verkkoasemalle, joka on palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattu. Verkkoasema ja sen varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukittavissa arkistokaapeissa.

Asiakirjojen osalta rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen (Arkistolaki 831/1994). Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei
 
rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet.
Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenototja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla TENKin verkkosivuille asiasta ilmoituksen. TENK suosittelee käymään säännöllisesti TENKin sivuilla ja huomioimaan mahdolliset muutokset selosteessa.
 

Tutkimuseettisen neuvottelukunnan tapahtumien tietosuojaseloste

laadittu 18.8.2022, päivitetty 8.12.2022 (neuvottelukunnan yhteystiedot)

1. Rekisterinpitäjä

Tutkimuseettinen neuvottelukunta ja Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
tenk(at)tenk.fi
puh. 09 228 691

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Suunnittelija Terhi Tarkiainen
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
tenk(at)tenk.fi
puh. 044 346 9990

3. Rekisterin nimi

Tutkimuseettisen neuvottelukunnan tapahtumarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tapahtumien järjestäminen ja kehittäminen.

5. Käsiteltävät tiedot

Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

•     nimi
•     Sähköpostiosoite
•     taustaorganisaatio
•     osallistujatietoja, kuten erikoisruokavaliot

6. Tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. Pääasiallisena kanavana tietojen luovutukseen ja päivitykseen toimivat Gruppo OY:n järjestelmään rakennetut ilmoittautumislomakkeet.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ja Tieteellisten seurain valtuuskunnan työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Tietoja voidaan luovuttaa tapahtuman järjestämiseen osallistuville kumppaneillemme sekä mahdollisten työpajojen järjestäjille. Voimme luovuttaa tiedon erityisruokavaliosta catering-palveluiden tuottajille. Huolehdimme, että kumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä.

8. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ja Tieteellisten seurain valtuuskunnan työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoja säilytetään korkeintaan kuukausi tapahtuman jälkeen. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.