Tietosuojatyökaluja tutkijalle

1.  Määritä tutkimussuunnitelmassa tutkimustehtävä ja henkilötietojen käyttötarkoitus mahdollisimman täsmällisesti.
2. Analysoi, mitkä henkilötiedot ovat tarpeellisia tutkimuksesi toteuttamiseksi (tietojen määrä ja luonne). Arvioi henkilötietojen tarpeellisuutta myös tutkimuksen aikana ja pyri minimoimaan käsiteltävien henkilötietojen määrä mahdollisimman nopeasti.
3. Tee riskiarvio käsittelytoimistasi ja suhteuta suojaustoimenpiteet sen mukaisesti koko käsittelyn elinkaaren ajaksi.
4. Suunnittele etukäteen menettelytavat eri tilanteiden, kuten tietoturvaloukkausten, varalle.
5. Tunnista käsittelyperuste ja päivitä se tarvittaessa tietosuoja-asetuksen mukaiseksi (esim. suostumus).
6. Kartoita käsittelyperusteeseen liittyvät rekisteröidyn oikeudet ja varmista niiden toteutuminen.
7. Varaudu osoittamaan, että tietosuojasäännökset on huomioitu tutkimuksessasi: dokumentoi tietosuojaperiaatteiden toteutuminen ja muut tietosuoja-asetuksen mukaiset menettelytavat.
8. Tunnista roolisi ja vastuusi! Rekisterinpitäjänä vastaat henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta koko käsittelyn elinkaaren ajan. Jos tarvitset henkilötietojen käsittelyssä joidenkin muiden toimijoiden palveluja, tee kirjallinen sopimus ja laadi selkeät ohjeet käsittelylle.
9. Vaali luottamusta ja varmista tulevaisuuden tutkimuksen edellytykset noudattamalla tietosuojasäännöksiä sekä huolehtimalla läpinäkyvyydestä ja avoimuudesta.
10. Tietosuojatyökalut ovat välttämätön osa tutkijan työkalupakkia! Päivitä osaamistasi ja seuraa verkkosivuja: www.tietosuoja.fi 

Lataa tietosuojatyökalujen muistilista pdf-muotoisena tiedostona.

Raisa Leivonen on ylitarkastaja tietosuojavaltuutetun toimistossa.